Delad glädje är dubbel glädje – Digitala Verktygslådan Del 3

Dokument och filer av olika slag har vi alla så det räcker och blir över. Så länge hårddisken är snäll och håller sig frisk och vi inte behöver dela med oss av dem så ställer de sällan till med så mycket problem. Har man dessutom en någorlunda logisk och genomtänkt struktur och strategi för att spara och lagra dem så är det oftast inga problem att hitta dem vid behov heller. Visserligen så kan man numer hitta nästan vad som helst, oavsett hur dumt man sparat det, med hjälp av Macens sökfunktion på steroider, Spotlight).

Så snart det blir flera personer inblandade kring ett dokument så börjar det krångla till sig. Särskilt om det är riktigt stora dokument. Sedan en tid tillbaka har min arbetsgivare infört en begränsning på ynka 20 MB för hur stora bilagor som får skickas via mailservern. Jag minns det glada 1900-talet då vi kunde maila hela skivavbildningar på 650 MB till varandra obehindrat, det var tider det.

Det är inte bara storleken som kan ställa till bekymmer. Om man litar till epost för att skicka ett dokument mellan sig kan det ganska snart bli problem att hålla ordning på vem som har den senaste versionen, och det gäller att ha disciplinen att skicka iväg dokumentet till de övriga så snart man gjort en ändring.

Ett tredje sak att se upp med är oavsiktlig radering. Man kan av misstag spara ett nytt dokument med samma namn som ett gammalt så att det gamla försvinner. Eller man kanske använder ett befintligt dokument som mall för ett nytt. Det har hänt att jag gjort det, raderat all text och sparat men glömt att ändra namnet, och sedan inte kommit på misstaget förrän efter jag stängt dokumentet. För sent att ångra då. Vad göra?

Dropbox_logoEnter Dropbox. Detta program, eller snarare system, hjälper till att lösa alla ovanstående problem på ett mycket transparent och enkelt sätt. Förutsättningen för att ett hjälpmedel skall bli använt är som jag tidigare sagt minimal friktion. Det är något som är extra viktigt när det gäller backup. Sker det inte automatiskt så blir det inte av den gången det verkligen behövs. Dropbox består av flera komponenter: ett tillägg till datorn, en webbtjänst och en iPhone-app.

Tillägget till datorn finns för både Linux, Windows och Mac OS X. På en Mac får man en mapp direkt under sin användare som heter Dropbox, och det ser förmodligen liknande ut på de andra systemen. Dropbox-mappen är precis som vilken mapp som helst, med den skillnaden att allt som läggs i den omedelbart synkas med webbtjänsten och eventuella andra datorer man kopplat till samma konto. Det går verkligen snabbt också. På kontoret sitter jag med den stationära och den bärbara bredvid varandra och när jag sparar ändringar i ett dokument som ligger i Dropbox-mappen och vänder på huvudet brukar statusmeddelandet om att en fil har uppdaterats visas på skärmen på den andra datorn. Jag har under ganska många år använt ett annat program för att hålla mina dokument synkade mellan den bärbara och den stationära. Då har jag använt Synchronize Pro som är bra på många sätt. Men man måste oftast själv komma ihåg att starta synkroniseringen och därför blir det inte alltid av.

När nu filerna synkroniserats finns de förstås även i webbtjänsten vilket gör att de går att komma åt från vilken Internetansluten dator som helst. Men webbtjänsten bjuder på ytterligare riktigt bra finesser. Varje gång en fil ändras sparas en ny kopia. Det gör att man kan gå in på webbtjänsten och hämta upp en tidigare version i den händelse man gjort något dumt och sparat ändringen. Även raderade filer går att ta tillbaka.

Webbtjänsten gör det också möjligt att dela filer med andra på ett par olika sätt. Anta att en jättestor fil ska skickas ut till några personer. Mailservern tillåter inte att filen bifogas, dessutom kan det bli problem för mottagarna om de inte har så mycket plats kvar i sin mailbox. Då kan man lägga filen i sin Public-mapp och via webbtjänsten få en publik länk till filen som man skickar istället och så kan var och en ladda ner filen därifrån istället.

Det mer avancerade delningsalternativet kräver att de man delar filerna med också har Dropbox. Men då har man möjlighet att dela ut en hel mapp till dem man önskar. Den delade mappen hamnar i Dropbox-mappen för alla deltagare och synkningen går lika blixtsnabbt som för de privata mapparna. Med bara ett par klick får man en gemensam arbetsyta där de senaste dokumenten hela tiden finns tillgängliga för alla, dessutom med versionshantering och backup.

Dropbox webbtjänst bjuder på en liten bonusfiness. Det finns en särskild mapp, Photos, där man kan skapa undermappar med bilder som automatiskt genererar ett elegant webbalbum med tumnaglar, bildspel och allt man kan önska sig.

Slutligen kan jag nämna iPhone applikationen. Den är också genomtänkt. Endast en aktuell lista på filerna förs över till telefonen. Först när man behöver en fil hämtas den. På detta sätt har man tillgång till allt, men man fyller inte upp telefonens minne. Självklart kan man också maila filer från Dropbox via iPhone appen.

Behöver jag säga att jag är sjukt nöjd? Skaffa Dropbox idag! Om man är nöjd med 2 GB är det helt gratis (använd länken här innan så får du 250 MB till, och jag med). För $10 i månaden kan man uppgradera till 50 GB, och för $20 i månaden får man 100 GB.

Alla artiklar i serien Digitala Verktygslådan

Spara och organisera bokmärken – Del 1

Lägg alla ägg i samma korg – Del 2

Delad glädje är dubbel glädje – Del 3

Lägg alla ägg i samma korg – Digitala verktygslådan del 2

I den elitistiska subkultur av Mac-användare och produktivitetshetsare på Internet där jag (ibland) rör mig talas det en del om så kallade Everything Buckets, program som kan användas för att spara på allt. Vare sig det är länkar, korta textklipp, filmer, eller dokument så kan man stoppa det i sin Everything Bucket. Problemet med detta begrepp är bara att det leder till lite fel förväntning om vad man skall ha den här typen av program till, något som också Alex Payne skrivit om i sin artikel ”The Case against Everything Buckets”. Han har en hel del bra saker att säga, men de bygger på det perspektiv han anlägger och som jag alltså tycker är fel. Betydligt bättre blir det om man ser på programmen som Anything Buckets, alltså program som det är möjligt att spara vad som helst i men bara om man behöver. Shawn Blanc har å sin sida skrivit ett bra (och långt) inlägg om detta perspektiv i ”Yojimbo, and The Case for Anything Buckets”. I korthet går resonemanget ut på att man inte skall använda programmen till allt (Everything) och på så sätt ersätta filsystemet på datorn (Finder). Istället skall man se det som ett program som så smidigt som möjligt kan ta hand om vad som helst (Anything) när behovet uppstår.

Tanken med en Anything Bucket är alltså att det skall vara extremt enkelt att spara saker som man ramlar över. Är det inte tillräckligt enkelt så blir det inte av. Den andra viktiga egenskapen är att det skall vara enkelt att hämta allt det som stoppats ner i den virtuella korgen.

Skärmavbild 2009-11-09 kl. 23.42.37Själv använder jag, precis som Shawn, Mac-programmet Yojimbo. Det har inte så många finesser, men det har en uppsjö av tillgängliga metoder för att vara så lite ivägen som möjligt när det dyker upp information av olika slag som kan vara bra att ha, men som man kanske inte orkar spara på vanligt sätt. Det understödjer tesen att när man inte behöver göra så mycket före (eller efter) det man egentligen vill göra så gör man förvånandsvärt mycket mer. Det handlar om att minska friktionen.

En svårighet med att förklara nyttan med ett program som Yojimbo är att det är först när programmet smugit sig in och blivit en obemärkt del av den vardagliga datoranvändningen som det verkligen skiner. Vad som gör det så attraktivt låter sig inte förklaras i några Läs mig-filer eller funktionslistor. Det är något som snarare måste upplevas. Denna kategori program brukar kräva att man tar sig över en viss inlärningströskel och då brukar de sällan överleva tillräckligt länge för att hinna bli en naturlig del av repertoaren. Åtminstone för mig. Jag har gjort flera seriösa försök att gilla t.ex. Evernote och Shovebox, men de har av olika skäl inte nått ända fram.

Det kanske är lättare att få en uppfattning av hur det hela fungerar genom att förklara utifrån exempel. Låt säga att jag skall föreläsa om ungdomskulturer på Internet och jag håller på att sammanställa information som kan vara bra att ha inför lektionsplaneringen. Den traditionella metoden blir då att skapa en ny mapp för dokument och bilder, kanske något i stil med Dokument/Undervisning/. Sedan behövs en mapp i bokmärkesmenyn för adresser. Det behövs kanske också ett särskilt Word-dokument där korta citat och texturklipp kan samlas.

Skärmavbild Yojimbo DropdockMed Yojimbo skapar jag i stället en ”Tag-collection” som är en variant på smart mapp som visar alla objekt som är märkta med en viss uppsättning taggar. Men det riktigt finurliga är att objekt som läggs i den smarta mappen automatiskt taggas med just dessa taggar. När jag stöter på en intressant webbsida drar jag adressen till sidan till Yojimbos Drop Dock, en flik vid sidan av skärmen som glider ut vid mouse-over och visar en lista på mina mappar. Jag släpper länken och då sparas ett komplett arkiv av webbsidan till Yojimbo, inte bara länken. Den taggas med de märkord jag valt och jag behöver inte fundera mer på saken. Sedan pratar jag kort med en kollega och får ett muntligt tips. Då trycker jag F8 och får upp snabbinmatningsfönstret där jag skriver in en kort anteckning och därefter de märkord jag vill ha med och trycker Enter för att skicka fönstret ur vägen igen. Jag surfar vidare och hittar ett par artiklar i PDF-format som jag vill spara. Jag drar dem också till Drop Dock så att de taggas och läggs till i samlingen. Sedan gör jag en jämförelse av besöksstatistiken mellan några populära webbsajter med hjälp av Google Trends och vill då spara diagrammet. Den här gången tar jag en skärmdump som jag lägger in med hjälp av snabbinmatningsfönstret (trycker F8, skriver en rubrik, trycker tab, skriver in taggar som autokompletteras, trycker enter och så är det klart. Informationen i urklipp lades till automatiskt).

Efter en dags letande och samlande ligger det en hel del information och väntar. Den ligger också samlad på ett ställe oavsett vad det är. Men inte nog med detta. Artiklarna skulle kanske passa till uppsatsen jag håller på med, utan att flytta eller göra kopior kan jag lägga till dem i samlingen för uppsatslitteratur. Bara att lägga till ett par taggar. Några veckor senare kanske jag kommer ihåg att jag sparade en webbsida men har glömt sammanhanget. Då kan jag hitta den genom att titta på Yojimboinnehållet i datumordning, oavsett vilka smarta mappar den råkar tillhöra.

Innehållet sorteras parallellt med detta i ytterligare en struktur. Olika typer av data kan bläddras via separata ”mappar” för bokmärken, webbarkiv, anteckningar, serienummer bilder m.m. Allt är också sökbart, inte bara inifrån Yojimbo utan även via Spotlight som är OS X egen söktjänst.

Det finns en sista finess som gör att Yojimbo verkligen går hem hos mig. Det är den inbyggda me.com-synkroniseringen. Så fort jag gjort en ändring på en av mina datorer skickas den till molnet, som i sin tur skickar ändringen vidare till alla mina andra datorer. Inom ett par minuter finns informationen överallt, oavsett om jag sitter i soffan med den bärbara eller på kontoret vid den stationära arbetsstationen.

Den Digitala Verktygslådan – Del 1

Jag har fått anledning att börja fundera över vilka olika mer eller mindre smarta verktyg jag använder till vardags för att underlätta mitt digitala liv och arbete. Jag började väldigt ambitiöst på ett monsterinlägg men jag insåg ganska snart att det nog aldrig skulle bli klart. I stället blir det en serie inlägg där jag presenterar ett verktyg, eller område, per inlägg.

Spara och organisera bokmärken

När man besöker mängder med webbsidor dagligen och dessutom behöver hitta tillbaka till en del av dem ibland behövs ett sätt att kunna spara och organisera webbadresser. Jag har använt mig av i huvudsak två metoder. Den första varianten är självklart att spara bokmärken i webbläsaren. Det är något som jag tror de flesta gjort någon gång. Det finns flera problem med detta. Ett är att bokmärkena bara är tillgängliga på den dator jag råkade sitta med vid just det tillfället. I mitt fall kan det var ganska många olika datorer. xmarks-beta-v-125x122Lösningen på just detta problem är bokärkessynkronisering. Jag använder mig av Xmarks, ursprungligen utvecklat som ett tillägg till Firefox, men funkar nu även med Safari. Det programmet håller bokmärkena synkroniserade både mellan olika datorer, och olika webbläsare på samma dator. Även lösenord kan synkas om man så önskar.

Det andra problemet är att det krävs en massa arbete för att hålla dessa bokmärken organiserade och aktuella. Efter en ganska kort tid är det lätt hänt att det blir oöverskådligt och svårt att hitta om man inte är väldigt noga med att lägga bokmärkena i mappar, och skapa en överskådlig mappstruktur. Det är rätt sällan jag orkar lägga ner tid på sånt när jag ska spara ett bokmärke. Då finns en annan typ av lösning att ta till, nämligen ”Social bookmarking”. Finessen är att man taggar bokmärket med lämpliga märkord direkt när man sparar det.delicious Jag använder delicious, men det finns många andra liknande tjänster. Delicious föreslår taggar utifrån vad man själv använt tidigare, och utifrån vad andra användare som taggat samma bokmärke använt. Det underlättar väldigt och tröskeln för att spara och tagga ett bokmärke blir betydligt lägre. Med hjälp av taggarna blir det sedan en enkel match att hitta alla bokmärken av en viss typ. Bokmärkena listas annars i omvänd kronologisk ordning så det går också lätt att hitta bokmärken om man vet ungefär när det lades till. Ytterligare fördelar med denna typ av tjänst är att man via andra personer som bokmärkat samma länk kan hitta andra webbplatser inom samma område som man kanske inte skulle upptäckt via Google.

Jag brukar slutligen använda ett litet trick, om man får kalla det så. I sammanhang när jag har ett antal länkar att dela med mig av så lägger jag helt enkelt till en speciell tagg på aktuella bokmärken för just detta tillfälle. Jag hade t.ex. en föreläsning i AUO 2 kring nätkulturer, dessa länkar taggade jag helt enkelt ”auo2″ och vips är de tillgängliga från länken http://delicious.com/marcussundgren/auo2.

Alla artiklar i serien Digitala Verktygslådan

Spara och organisera bokmärken – Del 1

Lägg alla ägg i samma korg – Del 2

Delad glädje är dubbel glädje – Del 3

Löst: Se HTML-mail i Mail.app

Mail.app Att ligga däckad med värsta förkylningen över midsommar har åtminstone fört det goda med sig att jag får tid att fixa och dona med saker som jag vanligvis inte hinner eller orkar. För ett par veckor sedan bloggade jag om ett problem med Mail.app som jag hittat en manuell lösning på. Efter någon timmes letande på Apples diskussionsforum lyckades jag hitta en kommentar som ledde mig i rätt riktning.

Om jag nu minns rätt så fanns det en gång i tiden en kryssruta i Mail.apps inställningar där man kunde välja att visa plain text versionen av ett mail i första hand i de fall då mailet har flera delar. Den inställningen finns inte längre. Däremot finns egenskapen PreferPlainText kvar i inställningsfilen com.apple.mail.plist, och Mail.app tar hänsyn till den.

Daniel Schneller har bloggat hur man gör för att ändra detta via terminalen, visserligen med utgångspunkten att ändra åt andra hållet: Prefer plain-text message display in Apple Mail

Se HTML-mail i Mail.app

Ett mailmeddelande består ofta av två delar, en piffig html-utformad del och en som är ren text. Sedan någon tid tillbaka så har Mail.app fått för sig att jag inte behöver se HTML-delen av mina mail längre. Det är kanske ett rimligt antagande från Mail.apps sida eftersom jag är epost-puritan och jag skickar av princip aldrig html-mail själv, inte ens rich text. Men många avsändare har en urusel textversion som i stort sett bara hänvisar till en snyggare version på nätet. Därför har det varit irriterande att fancy-schmancy-versionen plötsligt försvunnit, och desto mer glädjande var det att hitta ett sätt att ta fram html-versionen vid behov. För att växla till nästa alternativ trycker man snabbkommandot ⌥-⌘-Ö och för föregående alternativ ⌥-⌘-Ä, eller så kan man välja samma kommandon i menyn Innehåll -> Brev.

Om någon känner till ett sätt att få Mail.app att känna igen html-mail på egen hand så är jag tacksam för tips.


Simultant skrivverktyg nu på webben

Ibland har jag och någon kollega haft behov av att kunna arbeta samtidigt på en text av något slag. Tidigare har vi använt oss av SubEthaEdit (SEE, tidigare Hydra), men det är lite för mycket pyssel och krångel för att riktigt passa när det är något som vi gör så pass sällan. Den största nackdelen med SEE är att den som är värd för dokumentet måste öppna portar i brandväggen som släpper igenom övriga deltagare och det är inte alltid enkelt att lösa (om det alls går).

Nu har ett webbaserat verktyg kommit som skall fungera i Internet Explorer 6+, FireFox 2+ och Safari 3+. Det heter EtherPad och är en ”hostad” (ligger på en server) applikation som är gratis att använda. I och med att det är en första version saknas viss funktionalitet, men mycket intressant finns redan. Färgkodning efter vem som skriver och versionshantering är ett par av de intressantare funktionerna.

Jag har själv inte haft tillfälle att prova EtherPad ännu, men TidBITS har skrivit en recension.

Server Monitor.app och 10.5.2 client

Uppdateringen till 10.5.2 gör att Server Monitor.app 1.5.1 slutar att fungera på klient-versionen av Mac OS X. Det är i sig inget uppseendeväckande eftersom version 1.6 av Server Monitor funkar. Problemet är bara att det endast är serverversionen av OS X som får uppdateringen via Programuppdatering. Det finns heller ingen fristående installerare att enkelt hämta från Apple. Lösningen är att kopera en uppdaterad version av Server Monitor och ipmitool. Personligen tycker jag det är enklast använda ARD och bara dra över Server Admin till klientdatorn, men det finns många andra sätt. Ipmitool är lite bökigare, men med detta terminalkommando går det på ett kick:

sudo scp <administratörskonto>@server.domän.se:/usr/bin/ipmitool /usr/bin/

Se även Mac OS X 10.5.2: Server Monitor and ipmitool cannot connect to server

macosxhints.com – View higher quality videos on YouTube

macosxhints.com – View higher quality videos on YouTube: ”Many people are using a trick to view any YouTube video in high-quality — simply append &fmt=18 to the end of the URL. This is a job for AppleScript! Here are two simple versions; the first, for for OmniWeb: tell application ‘OmniWeb’ set current_url to the address of active tab of browser 1 set current_url to current_url & ‘&fmt=18′ set the address of active tab of browser 1 to current_url end tell …and the second, for Safari: tell application ‘Safari’ set current_url to the URL of current tab of window 1 set current_url to current_url & ‘&fmt=18′ set URL of current tab of window 1 to current_url end tell These can be placed in ~/Library » Scripts » Applications » AppName for easy access via the Script menu. [robg adds: Queue user fds suggests that a JavaScript bookmarklet may work better, and it will work in any browser. Create a new bookmark for any site (or a blank bookmark), then change its URL to this: javascript:window.location+=”&fmt=18″;. Choose that bookmark while viewing a YouTube video, and you should get the high quality version.]”

SmartSleep – Söv din Mac smartare

Apple introducerade en ny metod för vila på sina bärbara datorer för något år sedan. Normalinställningen var ”Sleep & hibernate” vilket innebär att hela RAM-minnet kopieras till hårddisk innan datorn försätts i vila på riktigt. Det tar tid. Särskilt med 4 GB RAM. Och om man skakar runt på datorn inna den skrivit klart till hårddisken riskerar man att skada den senare och därmed råka ut för hårddiskkrascher och dataförlust. Inte bra.

Det har florerat en del terminalkommandon för att manuellt kunna ställa om mellan de olika varianterna (Sleep, Hibernate, Sleep & hibernate) men det är lite yxigt att komma ihåg att göra det, särskilt om man har bråttom iväg. Enter SmartSleep! En inställningspanel som gör det möjligt att med ett mustryck välja mellan dessa tre vilometoder och dessutom en egen kombination kallad, just det, SmartSleep. Det smarta i det sistnämnda alternativet är att den automatiskt väljer mest lämpliga metod. Om batteriets laddningsgrad är tillräcklig används den omedelbara vilan. Är det dåligt med kräm används hibernatemetoden som gör att det går snabbt att komma igång igen även om batteriet dragits ur fullständigt.