Delad glädje är dubbel glädje – Digitala Verktygslådan Del 3

Dokument och filer av olika slag har vi alla så det räcker och blir över. Så länge hårddisken är snäll och håller sig frisk och vi inte behöver dela med oss av dem så ställer de sällan till med så mycket problem. Har man dessutom en någorlunda logisk och genomtänkt struktur och strategi för att spara och lagra dem så är det oftast inga problem att hitta dem vid behov heller. Visserligen så kan man numer hitta nästan vad som helst, oavsett hur dumt man sparat det, med hjälp av Macens sökfunktion på steroider, Spotlight).

Så snart det blir flera personer inblandade kring ett dokument så börjar det krångla till sig. Särskilt om det är riktigt stora dokument. Sedan en tid tillbaka har min arbetsgivare infört en begränsning på ynka 20 MB för hur stora bilagor som får skickas via mailservern. Jag minns det glada 1900-talet då vi kunde maila hela skivavbildningar på 650 MB till varandra obehindrat, det var tider det.

Det är inte bara storleken som kan ställa till bekymmer. Om man litar till epost för att skicka ett dokument mellan sig kan det ganska snart bli problem att hålla ordning på vem som har den senaste versionen, och det gäller att ha disciplinen att skicka iväg dokumentet till de övriga så snart man gjort en ändring.

Ett tredje sak att se upp med är oavsiktlig radering. Man kan av misstag spara ett nytt dokument med samma namn som ett gammalt så att det gamla försvinner. Eller man kanske använder ett befintligt dokument som mall för ett nytt. Det har hänt att jag gjort det, raderat all text och sparat men glömt att ändra namnet, och sedan inte kommit på misstaget förrän efter jag stängt dokumentet. För sent att ångra då. Vad göra?

Dropbox_logoEnter Dropbox. Detta program, eller snarare system, hjälper till att lösa alla ovanstående problem på ett mycket transparent och enkelt sätt. Förutsättningen för att ett hjälpmedel skall bli använt är som jag tidigare sagt minimal friktion. Det är något som är extra viktigt när det gäller backup. Sker det inte automatiskt så blir det inte av den gången det verkligen behövs. Dropbox består av flera komponenter: ett tillägg till datorn, en webbtjänst och en iPhone-app.

Tillägget till datorn finns för både Linux, Windows och Mac OS X. På en Mac får man en mapp direkt under sin användare som heter Dropbox, och det ser förmodligen liknande ut på de andra systemen. Dropbox-mappen är precis som vilken mapp som helst, med den skillnaden att allt som läggs i den omedelbart synkas med webbtjänsten och eventuella andra datorer man kopplat till samma konto. Det går verkligen snabbt också. På kontoret sitter jag med den stationära och den bärbara bredvid varandra och när jag sparar ändringar i ett dokument som ligger i Dropbox-mappen och vänder på huvudet brukar statusmeddelandet om att en fil har uppdaterats visas på skärmen på den andra datorn. Jag har under ganska många år använt ett annat program för att hålla mina dokument synkade mellan den bärbara och den stationära. Då har jag använt Synchronize Pro som är bra på många sätt. Men man måste oftast själv komma ihåg att starta synkroniseringen och därför blir det inte alltid av.

När nu filerna synkroniserats finns de förstås även i webbtjänsten vilket gör att de går att komma åt från vilken Internetansluten dator som helst. Men webbtjänsten bjuder på ytterligare riktigt bra finesser. Varje gång en fil ändras sparas en ny kopia. Det gör att man kan gå in på webbtjänsten och hämta upp en tidigare version i den händelse man gjort något dumt och sparat ändringen. Även raderade filer går att ta tillbaka.

Webbtjänsten gör det också möjligt att dela filer med andra på ett par olika sätt. Anta att en jättestor fil ska skickas ut till några personer. Mailservern tillåter inte att filen bifogas, dessutom kan det bli problem för mottagarna om de inte har så mycket plats kvar i sin mailbox. Då kan man lägga filen i sin Public-mapp och via webbtjänsten få en publik länk till filen som man skickar istället och så kan var och en ladda ner filen därifrån istället.

Det mer avancerade delningsalternativet kräver att de man delar filerna med också har Dropbox. Men då har man möjlighet att dela ut en hel mapp till dem man önskar. Den delade mappen hamnar i Dropbox-mappen för alla deltagare och synkningen går lika blixtsnabbt som för de privata mapparna. Med bara ett par klick får man en gemensam arbetsyta där de senaste dokumenten hela tiden finns tillgängliga för alla, dessutom med versionshantering och backup.

Dropbox webbtjänst bjuder på en liten bonusfiness. Det finns en särskild mapp, Photos, där man kan skapa undermappar med bilder som automatiskt genererar ett elegant webbalbum med tumnaglar, bildspel och allt man kan önska sig.

Slutligen kan jag nämna iPhone applikationen. Den är också genomtänkt. Endast en aktuell lista på filerna förs över till telefonen. Först när man behöver en fil hämtas den. På detta sätt har man tillgång till allt, men man fyller inte upp telefonens minne. Självklart kan man också maila filer från Dropbox via iPhone appen.

Behöver jag säga att jag är sjukt nöjd? Skaffa Dropbox idag! Om man är nöjd med 2 GB är det helt gratis (använd länken här innan så får du 250 MB till, och jag med). För $10 i månaden kan man uppgradera till 50 GB, och för $20 i månaden får man 100 GB.

Alla artiklar i serien Digitala Verktygslådan

Spara och organisera bokmärken – Del 1

Lägg alla ägg i samma korg – Del 2

Delad glädje är dubbel glädje – Del 3